Outlookでスイープルールを作成する方法

Outlook Sweepツールを習得し、Outlookルールをすばやく効率的に確立して、受信トレイをクリーンで整理された状態に保つことができます。この記事では、このツールの使用方法を紹介するとともに、代替のOutlook受信トレイ管理オプションを紹介します。

受信するメールが多いほど、受信トレイが乱雑になるようです。その結果、著名な電子メールサービスプロバイダーは、Outlook電子メールスイープツールなど、さまざまな便利な電子メール整理機能を統合しています。 Outlookのスイープルールは基本的に巧妙なメールフィルターであり、数回クリックするだけで作成して、同じアクションを多くの電子メールに適用できます。メール処理を自動化するために使用するスイープルールに応じて、同じアクティビティを定期的に自動的に実行することもできます。ほとんどのOutlookユーザーは、Microsoftがあまり宣伝していないため、おそらくこの機能についてさえ知らないでしょう。

Outlookのスイープルールは、特別な電子メールフィルターに似ています。実際、スイープルールとOutlook電子メールフィルターには、それぞれ独自の設定ページがあり、そこで変更することができます。ルールとフィルターの実際の最大の違いは、ルールが24時間に1回実行されるのに対し、フィルターは一致する電子メールメッセージが到着するとすぐに実行されるという事実です。

では、Outlookでメールをスイープする方法は？

1.Outlook.comにログインします。

2.まだ選択されていない場合は、受信トレイフォルダを選択します。

3.電子メールメッセージを開きます。

4.上部のメニューバーの[スイープ]ボタンをクリックします。

5.事前に構成された4つのアクションのいずれかを選択し、送信者のメッセージを移動する場所を指定します。

6.[OK]をクリックして確認します。

選択できる事前構成済みのアクションは4つあります。

1.すべてのメッセージを受信トレイフォルダーから移動します。このアクションを使用して、同じ送信者からのすべてのメッセージを瞬時にグループ化できます。興味がなくなったオンラインストアのニュースレターが多すぎる場合は、数回クリックするだけですぐに削除できます。

2.受信トレイフォルダからすべてのメッセージと今後のメッセージを移動します。この操作により、同じ送信者からの個別の通信を手動で整理する必要がなくなるため、時間を節約できます。さらに、将来のすべての電子メールを自動的に分類できます。これは、たとえば、対応するフォルダにすべてのソーシャルメディアアラートを配置するかどうかを選択するアクションです。

3.常に最新のメッセージを保持し、残りを受信ボックスフォルダーから移動します。しばらくすると期限切れになるプロモーションオファーを頻繁に受け取る場合、このアクションを使用すると、同じストアからのすべてのオファーを自動的に移動できますが、最新のオファーは受信トレイから移動して、雑然としないようにすることができます。

4.常に受信トレイフォルダから10日より古いメッセージを移動します。この事前設定されたアクションは、時間の経過とともに重要性を失った支払い通知やその他の通信を調整するために使用されます。

Outlookのスイープルールを使用して望ましくない電子メールを再配置または削除する場合、一致するメッセージの送信先を選択できます。アーカイブ、削除済みアイテム、迷惑メール、およびその他のフォルダーがデフォルトで提供されていますが、新しいスイープフォルダーを作成することもできます。

1.Outlook.comにログインします。

2.まだ選択されていない場合は、受信トレイフォルダを選択します。

3.電子メールメッセージを開きます。

4.上部のメニューバーの[スイープ]ボタンをクリックします。

5.[移動]ドロップダウンメニューをクリックします。

6.[新しいフォルダ]オプションを選択します。

7.新しいフォルダに名前を付けます。

8.キーボードのEnterキーを押します。

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