避けるべき一般的な電子メールの間違い
プロとしてのイメージを維持したい場合は、基本的で典型的な電子メールの間違いを防止する必要があります。 そうしないと、人々があなたを尊重しなかったり、あなたやあなたの会社を信用できなくなったりする危険があります。 電子メールのエラーには、間違った受信者にメッセージを送信したり、スペルミスのある言葉を使用したりすることが含まれる場合があります。 ただし、常に正しい電子メール エチケットを使用するように自分自身を訓練すれば、電子メール エラーを回避することができます。 メールを送信する前に、必ず再確認してください。これは主に、恥をかいたり、あなたや会社の評判を傷つけたりする可能性を避けるためです。
最も一般的な電子メールの間違いのいくつかについて話しましょう
1. 形式的または非形式的すぎる。 受信者との直接のやり取りが過度にフォーマルでない場合は、極端にフォーマルなメールを書くことは避けてください。 まだ会ったことのない人と知り合うまでは、カジュアルになりすぎないようにしましょう。
2. 声のトーン。 メールを送信する前に、自分自身に声を出して読んで、過度に自己主張的、要求が厳しい、または不明確であると思われないようにしてください。 メールを送信するときは、トーンを正しくするために 1 ショットしか取得できません。 自分の考えを明確にしないと、読み手が理解しにくく、間違った印象を持ってしまう可能性があります。
3. 個人情報。 ビジネスメールはそのように扱われなければなりません。 やらなければならない仕事があります。 誰もあなたの私生活について読む時間はありません。 効率的に仕事をするために、人々はできるだけ早く電子メールを読んで返信したいと考えています。 メールは簡潔に、要点を絞って、理解しやすいものにしましょう。
4. 全員に返信します。 メール スレッド内では、必ずしもすべての受信者に返信する必要はありません。 自分に当てはまらない通知を受け取ると、かなりイライラすることがあります。 これらの電子メールは時間を消費し、メールボックスを詰まらせます。
5. メールと対面。 可能な限り、通信を送信しないでください。 同僚や電話で話せる人にメッセージを送るのは無意味です。 対面での連絡がより適切な場合は、対面でのコミュニケーションの個人的なタッチが欠けているため、電子メールの使用は避けてください。
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